Krajowy System e-Faktur stał się w 2026 r. jednym z kluczowych elementów bieżących rozliczeń podatkowych przedsiębiorców. Obowiązek korzystania z KSeF został wdrożony etapowo. Od 1 lutego 2026 r. objął największych podatników, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. – co do zasady pozostałych przedsiębiorców. Ustawodawca przewidział jednak wyjątki i regulacje przejściowe, w tym możliwość wystawiania poza KSeF określonych faktur przez podatników, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto. Rozwiązanie to obowiązuje do końca 2026 r.
Szczególnego znaczenia nabiera zatem KSeF 2027, ponieważ od 1 stycznia 2027 r. zaczną być stosowane przepisy przewidujące kary pieniężne za określone naruszenia obowiązków związanych z fakturowaniem w systemie.
Pierwsze miesiące obowiązywania nowych zasad pokazują, że w praktyce przedsiębiorców pojawiają się wątpliwości dotyczące zarówno technicznej obsługi Krajowego Systemu e- Faktur, jak i prawidłowego stosowania przepisów.
Najczęstsze błędy KSeF w praktyce przedsiębiorców
Jednym z podstawowych błędów jest utożsamianie braku stosowania kar pieniężnych w 2026 r. z brakiem obowiązku korzystania z KSeF. Są to jednak dwie odrębne kwestie. Dla znacznej części przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem systemu już obowiązuje, natomiast stosowanie szczególnych kar pieniężnych przewidzianych w ustawie o VAT zostało przesunięte na 2027 r.
Kolejnym obszarem ryzyka jest nieprawidłowe ustalenie, które faktury powinny być wystawiane za pośrednictwem KSeF. Zakres obowiązku zależy m.in. od statusu nabywcy i rodzaju transakcji. Inaczej należy traktować typowe transakcje B2B, inaczej sprzedaż na rzecz konsumentów, a jeszcze inaczej określone transakcje z udziałem podmiotów zagranicznych. Przedsiębiorca powinien więc każdorazowo prawidłowo kwalifikować udokumentowaną sprzedaż.
Istotnym problemem może być również niewłaściwe zarządzanie uprawnieniami. Dostęp do KSeF mogą posiadać m.in. pracownicy przedsiębiorcy, osoby prowadzące księgowość czy zewnętrzne biura rachunkowe. Brak właściwego nadania, aktualizacji lub odebrania uprawnień może prowadzić zarówno do opóźnień w fakturowaniu, jak i do ryzyka dostępu do danych przez osoby, które nie powinny już posiadać odpowiednich uprawnień.
Przedsiębiorcy powinni także na bieżąco kontrolować status dokumentów przesyłanych do systemu. W przypadku faktur wystawianych w trybie online samo wygenerowanie pliku w programie księgowym nie jest równoznaczne z prawidłowym wystawieniem faktury ustrukturyzowanej. Dokument może zostać odrzucony przez system, np. z powodu niezgodności ze strukturą logiczną. Odrębne zasady dotyczą natomiast faktur wystawianych w trybach szczególnych, w tym w trybie offline24.
Błędy w danych i procedurach awaryjnych
Kolejnym błędnym założeniem jest przekonanie, że KSeF automatycznie zweryfikuje merytoryczną prawidłowość wszystkich danych znajdujących się na fakturze. System nie zastępuje kontroli podatnika. Nieprawidłowy NIP kontrahenta, błędna stawka VAT, niewłaściwa podstawa opodatkowania czy inne błędy merytoryczne mogą prowadzić do konieczności wystawienia faktury korygującej.
Duże znaczenie ma także prawidłowe stosowanie procedur szczególnych. Przepisy rozróżniają m.in. tryb offline24, okres niedostępności KSeF oraz awarię systemu. Każda z tych sytuacji podlega odrębnym zasadom i może wiązać się z innym terminem późniejszego przesłania faktury do KSeF.
KSeF 2027 – dlaczego warto przygotować się już teraz?
Od 1 stycznia 2027 r. zaczną być stosowane przepisy dotyczące kar pieniężnych za określone naruszenia obowiązków związanych z KSeF. Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT odpowiedzialność może wiązać się m.in. z niewystawieniem faktury przy użyciu KSeF mimo istnienia takiego obowiązku albo z nieprzesłaniem jej do systemu w ustawowo określonym terminie.
Dlatego przygotowanie przedsiębiorstwa do pełnego funkcjonowania w KSeF nie powinno ograniczać się wyłącznie do wdrożenia odpowiedniego programu księgowego. Przed końcem 2026 r. warto przeprowadzić audyt obejmujący sposób wystawiania i odbierania faktur, zakres nadanych uprawnień, procedury korygowania dokumentów, stosowanie trybów szczególnych oraz obieg informacji pomiędzy działem sprzedaży, księgowością i zewnętrznym biurem rachunkowym.
Krajowy System e-Faktur stał się elementem codziennego funkcjonowania przedsiębiorców. Rok 2026 warto więc wykorzystać na wyeliminowanie błędów organizacyjnych, technicznych i podatkowych, zanim od 2027 r. określone naruszenia obowiązków związanych z KSeF będą mogły wiązać się z dodatkowymi konsekwencjami finansowymi.
