Cyfryzacja obrotu gospodarczego sprawia, że coraz więcej czynności związanych z funkcjonowaniem spółek odbywa się elektronicznie. Wspólnicy komunikują się za pośrednictwem poczty elektronicznej, uczestniczą w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość i przesyłają dokumenty w postaci elektronicznej. Część regulacji Kodeksu spółek handlowych nadal przewiduje jednak wymogi formalne oparte na tradycyjnej formie pisemnej.
Odpowiedzią na te problemy jest procedowany w 2026 r. projekt nowelizacji KSH, którego celem jest zmniejszenie formalizmu w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością oraz dostosowanie przepisów do standardów cyfrowych. Rada Ministrów przyjęła projekt 16 czerwca 2026 r., a następnie został on skierowany do Sejmu.
Zawiadomienie o zgromadzeniu – zgoda bez tradycyjnej formy pisemnej
Zgodnie np. z obecnie obowiązującym art. 238 § 1 KSH, zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. Zawiadomienie może zostać przesłane również na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jednak wspólnik musi wcześniej wyrazić na to pisemną zgodę i wskazać odpowiedni adres.
Projektowane zmiany zakładają zastąpienie wymogu zgody pisemnej zgodą wyrażoną w formie dokumentowej. W praktyce może to pozwolić wspólnikowi na wyrażenie zgody np. za pośrednictwem wiadomości e-mail, bez konieczności składania dokumentu opatrzonego własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warunkiem właściwym dla formy dokumentowej pozostaje możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie.
Zmiana nie dotyczy więc samego obowiązku prawidłowego zawiadomienia wspólnika o zgromadzeniu, lecz przede wszystkim formy zgody na korzystanie z elektronicznego sposobu doręczania zawiadomień.
Pełnomocnictwo e-mailem? Tylko jeżeli pozwoli na to umowa spółki
Drugim istotnym obszarem zmian jest art. 243 § 2 KSH. Obecnie pełnomocnictwo do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu powinno zostać udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów.
Oznacza to, że zwykła wiadomość e-mail czy przesłany skan dokumentu nie są obecnie wystarczające do zachowania ustawowej formy pisemnej. Możliwe jest natomiast posłużeniesię formą elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, która na gruncie Kodeksu cywilnego jest równoważna formie pisemnej.
Projektowana regulacja nie przewiduje jednak automatycznego zastąpienia formy pisemnej formą dokumentową we wszystkich spółkach z o.o. Zmiana ma umożliwić wprowadzenie do umowy spółki postanowienia pozwalającego na udzielenie takiego pełnomocnictwa w formie dokumentowej. To wspólnicy będą więc mogli zdecydować w umowie spółki, czy chcą korzystać z mniej sformalizowanego sposobu udzielania pełnomocnictw.
Jeżeli umowa spółki nie będzie przewidywała takiego rozwiązania, zastosowanie pozostanie przy dotychczasowym wymogu formy pisemnej. Projekt przewiduje ponadto mechanizmy służące odpowiedniej identyfikacji mocodawcy i pełnomocnika oraz weryfikacji ważności pełnomocnictwa.
Czy projekt wprowadza zgromadzenie wspólników online?
Nie. Możliwość zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników funkcjonuje w KSH już obecnie. Zgodnie z art. 234¹ KSH udział w zgromadzeniu może następować przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O zastosowaniu takiego sposobu uczestnictwa decyduje zwołujący zgromadzenie.
Udział zdalny może obejmować m.in. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym oraz wykonywanie prawa głosu na odległość. Projektowane zmiany nie tworzą więc nowej instytucji „zgromadzenia online”, lecz mają ułatwić elektroniczny obieg czynności poprzedzających udział w zgromadzeniu, przede wszystkim zgód na elektroniczne zawiadomienia oraz – jeżeli przewiduje to umowa spółki – pełnomocnictw.
Co projektowane zmiany oznaczają dla spółek z o.o.?
Nowelizacja może ograniczyć formalności związane z bieżącą obsługą korporacyjną, szczególnie w spółkach posiadających wielu wspólników, wspólników zagranicznych lub osoby przebywające w różnych miejscach. Nie oznacza jednak całkowitej rezygnacji z wymogów formalnych dotyczących zgromadzeń wspólników. W przypadku pełnomocnictw kluczowe znaczenie będzie miała treść umowy spółki – dopuszczenie formy dokumentowej będzie wymagało odpowiedniego postanowienia umownego. Spółki zainteresowane wykorzystaniem tego rozwiązania powinny zatem po zakończeniu procesu legislacyjnego przeanalizować swoje umowy oraz procedury korporacyjne.
