Pożyczka między przedsiębiorcami może być wygodnym sposobem na sfinansowanie inwestycji, poprawę płynności finansowej albo pozyskanie środków od wspólnika lub kontrahenta. Nieprawidłowo przygotowana umowa może jednak prowadzić do sporów dotyczących zwrotu pieniędzy, wysokości odsetek, realizacji zabezpieczeń oraz rozliczeń podatkowych.
Umowa pożyczki została uregulowana w art. 720 Kodeksu cywilnego. Na jej podstawie pożyczkodawca zobowiązuje się przenieść na własność pożyczkobiorcy określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych co do gatunku, natomiast pożyczkobiorca zobowiązuje się zwrócić taką samą ilość pieniędzy albo rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości. Jeżeli wartość pożyczki przekracza 1000 zł, umowa wymaga zachowania formy dokumentowej.
Nieprawidłowe oznaczenie stron i reprezentacji
Jednym z najpoważniejszych błędów jest podpisanie umowy przez osobę, która nie jest uprawniona do reprezentowania przedsiębiorcy. Przed zawarciem umowy należy sprawdzić dane stron w CEIDG albo KRS, aktualny sposób reprezentacji podmiotu oraz zakres ewentualnego pełnomocnictwa.
Szczególne zasady dotyczą pożyczek zawieranych przez spółkę kapitałową z członkiem jej zarządu. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością umowę z członkiem zarządu zawiera rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Ponadto, zawarcie przez spółkę kapitałową umowy pożyczki z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem lub likwidatorem albo na rzecz jednej z tych osób wymaga co do zasady zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia. Brak wymaganej ustawowo zgody może skutkować nieważnością czynności, przy czym zgoda może zostać udzielona również po zawarciu umowy, nie później niż w terminie dwóch miesięcy.
Brak precyzyjnych zasad wypłaty i spłaty pożyczki
Umowa powinna dokładnie określać kwotę i walutę pożyczki, sposób przekazania środków, numer rachunku bankowego oraz termin wypłaty. Jeżeli pieniądze mają być przekazywane w transzach, warto wskazać ich wysokość, terminy oraz warunki uruchomienia. Należy również określić datę zwrotu pożyczki, harmonogram rat, zasady wcześniejszej spłaty oraz skutki opóźnienia. Jeżeli termin zwrotu nie zostanie wskazany, pożyczkobiorca powinien zwrócić pożyczkę w ciągu sześciu tygodni od jej wypowiedzenia przez pożyczkodawcę. Takie rozwiązanie ustawowe nie zawsze odpowiada jednak potrzebom stron prowadzących działalność gospodarczą.
Niedochowanie odpowiedniej formy umowy
Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa pożyczki o wartości przekraczającej 1000 zł wymaga zachowania formy dokumentowej. Oznacza to, że jej treść powinna zostać utrwalona w sposób pozwalający ustalić osoby składające oświadczenia, na przykład w podpisanym dokumencie lub korespondencji elektronicznej. Sporządzenie pisemnej umowy znacząco ułatwia późniejsze udowodnienie jej warunków. Przekazanie środków najlepiej udokumentować przelewem bankowym z jednoznacznym tytułem wskazującym na wykonanie konkretnej umowy.
Niejasne oprocentowanie i niewłaściwe kary umowne
Do częstych błędów w umowie pożyczki należy mylenie odsetek kapitałowych, będących wynagrodzeniem za korzystanie z pieniędzy, z odsetkami należnymi za opóźnienie w spłacie. Umowa powinna wskazywać wysokość oprocentowania, sposób jego obliczania oraz terminy płatności. Odsetki umowne nie mogą przekraczać ustawowych limitów odsetek maksymalnych.
Niedopuszczalne jest natomiast zastrzeżenie kary umownej wyłącznie za brak terminowego zwrotu pieniędzy. Kara umowna może zabezpieczać niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego. W przypadku opóźnienia w spłacie pożyczki podstawowym zabezpieczeniem są odsetki za opóźnienie.
Brak zabezpieczenia i analizy podatkowej
Przy większej kwocie pożyczki warto rozważyć ustanowienie poręczenia, zastawu, hipoteki, zabezpieczenia wekslowego lub złożenie przez pożyczkobiorcę oświadczenia o poddaniu się egzekucji w akcie notarialnym. Ostatnie rozwiązanie może ograniczyć konieczność prowadzenia pełnego procesu o zapłatę, ale przed rozpoczęciem egzekucji wierzyciel musi uzyskać sądową klauzulę wykonalności.
Nie można także pomijać skutków podatkowych. Pożyczka co do zasady podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych według stawki 0,5%, a podatnikiem jest pożyczkobiorca. Przepisy przewidują jednak wyłączenia i zwolnienia, między innymi dla pożyczek udzielanych spółce kapitałowej przez jej wspólnika lub akcjonariusza. Sam fakt, że strony są podatnikami VAT, nie przesądza jeszcze o braku PCC – należy ocenić sposób opodatkowania konkretnej czynności udzielenia pożyczki.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu umowy pożyczki wynikają z korzystania z przypadkowych wzorów, pomijania zasad reprezentacji oraz niedostosowania umowy do wartości i ryzyka transakcji. Prawidłowe określenie stron, terminów, oprocentowania, zabezpieczeń i skutków podatkowych pozwala znacząco ograniczyć ryzyko kosztownego sporu.
