W praktyce obrotu gospodarczego wciąż zdarzają się przypadki, w których kontrahenci nie podają w pismach; umowach wszystkich wymaganych danych identyfikujących spółkę – np. oznaczenia sądu rejestrowego. Choć może się to wydawać błahostką, niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem kary pieniężnej – nawet do 5.000,00 zł – zgodnie z art. 595 Kodeksu spółek handlowych (KSH).
Co dokładnie wskazują przepisy?
Zgodnie z art. 127 § 5, art. 206 § 1, art. 300⁶¹ § 1 oraz art. 374 § 1 KSH, pisma i zamówienia handlowe składane w formie papierowej i elektronicznej – a także informacje zamieszczane na stronach internetowych – muszą zawierać następujące dane:
- firmę spółki,
- siedzibę i adres,
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki,
- numer KRS,
- numer NIP,
- wysokość kapitału zakładowego (lub – w zależności od formy prawnej – kapitału wpłaconego lub akcyjnego).
Brak którejkolwiek z powyższych informacji uznawany jest za uchybienie, które może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinującego przez sąd rejestrowy. Co istotne – z punktu widzenia odpowiedzialności – nie ma znaczenia, czy niedopełnienie tego obowiązku było działaniem umyślnym, czy wynikiem przeoczenia.
Obowiązek obejmuje także umowy
Warto podkreślić, że „pismem w formie papierowej” składanym przez spółkę będzie również umowa handlowa zawierana przez spółkę. Jak zauważa M. Rodzynkiewicz w komentarzu do Kodeksu spółek handlowych:
„Skoro art. 206 § 1 dotyczy zamówień handlowych spółki, to przecież tym bardziej umów zawieranych przez spółkę w toku jej działalności. Wynika z tego, że pod sankcją karną z art. 595 spółka musi zadbać o to, aby w preambule każdej zawieranej przez nią umowy znalazły się dane wymagane przez art. 206 § 1 pkt 1–4, więc także wtedy, gdy tak szczegółowa identyfikacja niczemu nie służy, bo chodzi o relację umowną ze stałym kontrahentem, który już zna te dane.”
Nasze doświadczenie
Często spotykamy się z sytuacją, w której w komparycji umowy brakuje oznaczenia sądu rejestrowego – to detal, na który warto zwrócić uwagę przy analizie dokumentu. Choć dla wielu przedsiębiorców to element drugorzędny, prawo wymaga precyzji – a naszym zadaniem jest dbać, by każda umowa spełniała obowiązujące wymogi formalne.
Warto pamiętać, że profesjonalne przygotowanie dokumentów chroni nie tylko przed sankcjami, ale także buduje wizerunek rzetelnego i odpowiedzialnego partnera biznesowego.
Nicola Kupna